A observância ao ciclo de temporalidade dos documentos racionaliza o acúmulo de papel, conservando os documentos necessários e impondo uma análise periódica para o descarte de forma adequada
A partir das mudanças estruturais gestadas no plano de ação deste biênio 2021-2023 foi concebido o melhor aproveitamento das instalações prediais do tribunal. Em consequência disso, a atual Presidência decidiu avançar nas reconfigurações, visando imprimir fisicamente a otimização e modernização administrativa que está em andamento no Poder Judiciário acreano.
O investimento na ampliação da Diretoria de Tecnologia e Informação (Ditec) retrata a simbiose entre o planejamento e a logística, ambas orquestraram a execução de uma sinfonia que embalou muitos dias de obra e mudança. Deste modo, a Ditec seria então transferida para o prédio onde funcionava o Arquivo Geral, com objetivo de ter mais espaço para as gerências e prover melhorias no suporte operacional, segurança e controle de bens. Por sua vez, o Arquivo se uniu ao Almoxarifado e, foi nesse momento, que a transferência de todo acervo físico demandou outros procedimentos.
A desembargadora-presidente, Waldirene Cordeiro, é também coordenadora do Núcleo Socioambiental do TJAC, e avalia o impacto da atividade: “realizamos o último descarte do arquivo e assim totalizaram 13.400 quilos de papel. A conclusão dessa empreitada corresponde a mais um episódio em que o Tribunal de Justiça do Acre firmou seu compromisso com a responsabilidade ambiental e também com a Agenda 2030, por isso ficamos muito felizes em ver que o esforço de todos colaborou para instituir novos parâmetros na instituição”.
O juiz auxiliar da Presidência Leandro Gross deu destaque a sucessão de missões empreendidas como: o reacondicionamento das caixas que se encontravam no Restaurante do Servidor, a análise e descarte de documentos para liberação de espaço físico, os registros burocráticos necessários e a observação dos critérios de sustentabilidade para a destruição.
“Os servidores envolvidos nessa fase desempenharam as atividades com muito zelo e dedicação. Trata-se de uma ação administrativa com finalidade de melhorar utilização dos espaços físicos, aprimorar a governança, além de organizar a gestão de documentos da instituição”, enfatizou o magistrado.
Toneladas de papel descartado
Logo, o trabalho de gestão documental foi inovado com a definição de uma comissão temporária multidisciplinar, voltada à atualização dos inventários de bens inservíveis, com a identificação, catalogação e separação do material que seria descartado.
A gerente de Acervos do TJAC, Ana Cunha, explicou que o desfazimento se iniciou com inquéritos policiais físicos que estavam no Arquivo e depois com documentos administrativos, tanto do 1º quanto do 2º Grau que já não tinham mais serventia, por terem atingindo sua validade, concluindo o seu ciclo temporalidade. “Nós estávamos apenas acumulando papéis inservíveis do Poder Judiciário”, avaliou Ana.
Nesta etapa, a tarefa foi cumprida com os esforços da gerência de Acervos e Arquivos, Diretoria Regional do Vale do Alto Acre (DRVAC), por meio da supervisão de Arquivos, Serviços e Inventários, mais os colaboradores terceirizados.
“Nós tiramos as ferragens, como grampos e colchetes, inutilizamos esses papéis, embalamos e encaminhamos para a cooperativa Catar, observando assim o plano de sustentabilidade do TJAC. Com isso, nós geramos renda para esse cooperados que trabalham com reciclagem, que com certeza terão um fim de ano melhor, a partir do que for arrecadado com a doação dessas mais de 13 toneladas de papel”, enfatizou a gerente.
