Servidoras da Justiça do Acre participaram do VI Congresso brasileiro de arquivos do Poder Judiciário realizado nos dias 19 e 20, em Brasília
A memória da instituição está intrinsecamente ligada aos documentos que produz e a guarda desse material. Mas, com os sistemas de automação grandes quantidades de dados são armazenados de forma rápida, entretanto implicações e questões éticas de segurança, acesso e privacidade precisam ser pensadas. Com esse intuito, duas servidoras do Tribunal de Justiça do Acre (TJAC) participaram do VI Congresso Brasileiro de Arquivos do Poder Judiciário nos dias 19 e 20, em Brasília.
A administração do TJAC se preocupa com o tema e busca implantar sistemas para gestão documental. Por isso, é essencial debater o assunto, como comentou a gerente de acervos do Palácio da Justiça, Ana Cunha, que participou do evento junto com a servidora Cleide Prudêncio.
“Temos um sistema de produção processual muito ativo, relevante, mas como está se dando a preservação dessa produção? Como isso está sendo classificado na origem? Nós precisamos conversar mais, porque os arquivos eles são vistos só lá no final. Hoje temos HD e HDs lotados de histórias e informação, mas sem a devida gestão e é preciso ter essa gestão, porque apesar de não vermos custa caro, ocupa espaço e é preciso selecionar, organizar. E isso é função de uma equipe conjunta e técnicos tanto da área de gestão documental, quanto da área de TI (tecnologia da Informação) ”, comentou Cunha.
Desafios
Tanto que nesta edição do encontro, organizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), o tema tratado foi “Documentos Digitais do Poder Judiciário: gestão arquivística e perspectiva”. Entre os assuntos abordos estavam o debate sobre a segurança de dados, a necessidade de equipes técnicas especializadas em acervo e tecnologia e a difusão dessas informações para que servidoras e servidoras nas unidades possam fazer as classificações dos processos, para o arquivamento ser efetuado de maneira eficiente.
“A gestão arquivística de toda documentação digital é uma realidade em todo Poder Judiciário. Mas, nós ainda não aprendemos a fazer a gestão documental de forma sistêmica. É preciso se envolver no início da produção documental, com informações para que quando chegue lá no final, a gente não tenha surpresas, porque o sistema faz uma eliminação geral, não é um a um manualmente. É com um clique que vamos fazer isso e deletar. Então, se não tiver bem classificado na origem a podemos deletar aquilo que não deveria”, explicou Ana.
Segundo esclareceu a gerente, os palestrantes do VI Congresso alertaram para o risco da concentração dos arquivos em sistema online terceirizados. “Nós somos donos, mas até que ponto nós temos o controle dessa propriedade? Antes tínhamos os arquivos físicos e a chave estava conosco, agora, não. Agora a chave não está conosco, a chave está com as grandes empresas de tecnologias. E isso é preocupante em relação ao futuro. Atualmente só produzimos, produzimos, e esse cuidado com o futuro é essencial, porque se não nós não teremos memória da geração atual”.
A organização de documentos é garantia de construção de memória, que pode ser usada, por exemplo, para pesquisas acadêmicas e até pela própria gestão para identificar pontos de aperfeiçoamento. Assim, como relatou Ana Cunha, é preciso organizar o presente para traçar caminhos no futuro.
“A importância de ter equipes técnicas dentro do Judiciário atuando com essa área é o respeito à Lei de Acesso a Informação e a Lei Geral de Proteção de Dados, porque do contrário que fonte de pesquisa teremos no futuro? Nós não estamos trabalhando para o presente, nós estamos trabalhando para preparar caminhos para ter um futuro. Essa é a preocupação, é guardar e organizar o que estamos produzindo no presente para que o futuro tenha um passado e memória”, disse.
