Encontro aconteceu na Presidência do Tribunal de Justiça do Acre; na oportunidade, juíza auxiliar Zenice Mota, fez uma singela homenagem à desembargadora Eva Evangelista, pela contribuição na organização da gestão documental do Judiciário do Acre
O Tribunal de Justiça do Acre (TJAC) promoveu, na manhã dessa terça-feira, 27, reunião do projeto de Gestão Documental para tratar sobre os avanços no sistema de controle de arquivos, fundamental para as ações do Poder Judiciário estadual.
O encontro, realizado na Presidência do TJAC, contou com a presença da desembargadora-presidente Regina Ferrari; da decana da Corte de Justiça e coordenadora da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) do Poder Judiciário, desembargadora Eva Evangelista; do juiz e da juíza de Direito auxiliares, Giordane Dourado e Zenice Mota; da gerente de Acervos, Ana Cunha; o titular da Gerência de Processos (Gepro), Bono Maia; bem como a assessora do gabinete da juíza auxiliar, Cleide Prudêncio.
Estiveram em pauta, entre outros assuntos, a atualização do Programa de Gestão Documental; atos normativos e outras regulamentações relacionadas ao gerenciamento de arquivos, como a Lei nº 8.159/1991, a Resolução CNJ nº 324/2020 e a Portaria TJAC nº 4.082/2023; a convocação e contratação de um novo arquivista; e a elaboração de fluxograma e orientação para eliminação de processos judiciais classificados na classe processual “procedimento do Juizado Especial Cível”.
Também foram abordadas a elaboração da Política de Governança Arquivística Institucional; a publicação do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, relatório padronizado da Política de Gestão Arquivística; a conversão de documentos físicos para digitais; a implantação de rotinas; parceria com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência da Tecnologia (Ibict), que é vinculado ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações; além do curso de capacitação realizado pela Escola do Poder Judiciário (Esjud) para 36 servidores, com carga horária de 20 horas.
Foram objeto da conversa, ainda, os trabalhos realizados pelas unidades judiciais do interior do estado para gestão de descarte do acervo físico, como, por exemplo, os desenvolvidos na Comarca de Cruzeiro do Sul, que tornaram a circunscrição judiciária uma das que mais avançaram no trabalho de gerenciamento documental; além de já ter promovido a publicação de cinco editais de ciência e eliminação de 5 mil processos, ação que contribuiu decisivamente no cumprimento de item do Prêmio CNJ de qualidade, a Comarca de Cruzeiro do Sul não possui hoje mais nenhum documento administrativo nem do Sistema de Juizados Especiais em formato físico.
Outros pontos levantados durante a reunião foram a gestão dos documentos digitais por meio de parceria com o IBICT, a transferência de dados do Sistema de Automação da Justiça (SAJ) para a plataforma Archivematica, com o auxílio do sistema Hipátia, que permite que a transição das informações aconteça sem a quebra da chamada cadeia de custódia; e o Projeto Social que permitiu que oito egressas do sistema prisional já estejam trabalhando na digitalização de processos.
Já foram realizadas visitas técnicas às Comarcas de Feijó, Tarauacá, Mâncio Lima e Rodrigues Alves. As próximas a serem visitadas serão as Comarcas de Senador Guiomard, Capixaba, Plácido de Castro, Xapuri, Brasiléia e Assis Brasil.
“Um avanço na Governança”
A coordenadora da Comissão Permanente de Avaliação Documental do Poder Judiciário, avaliou que a instituição de uma política de gestão documental e de memória representa “um avanço na governança e uma preocupação com a técnica, com a ciência na gestão documental”.
“Evidencia o compromisso da Presidência do TJAC e equipe com a organização, transparência e preservação da história, facilitando o acesso de profissionais e cidadãos aos procedimentos administrativos e judiciais, além da facilitação à pesquisa científica”, destacou Eva Evangelista.
Agradecimento especial
Na ocasião, a juíza auxiliar da Presidência, Zenice Mota, aproveitou para fazer uma singela homenagem aos esforços da desembargadora decana do TJAC, que continua trabalhando incansavelmente, mesmo há menos de um mês de se aposentar, “para organizar a gestão documental do Judiciário do Acre para a História”.
“Isso é muito importante para nós, todos nós estamos apaixonados por esse projeto e é muito emblemático que a senhora estivesse à frente desse projeto nesse momento. A equipe já queria lhe agradecer muito por esse momento e por esse presente de, na sua saída, deixar este Tribunal tão organizado. Se não fosse o seu entusiasmo nas reuniões, se não fosse a senhora ter gostado do projeto, compreendido a importância do projeto, nada disso teria acontecido”, disse a juíza auxiliar da Presidência do TJAC.
“Respondo com sentimento de gratidão e contentamento pela designação para coordenar a CPAD, pela oportunidade de partilha e de aprendizado com os integrantes da Comissão”, concluiu a decana do TJAC.